De voordelen van een PIM voor jouw retail organisatie

Wat is een PIM?

Een Productinformatie management (PIM)-systeem is een softwareoplossing die wordt gebruikt om productgegevens efficiënt te beheren en te verspreiden. Dit kan gedaan worden via één centrale hub, waardoor alle betrokken partijen, zoals verkoopteams, marketingteams, e-commerce teams, enz. gemakkelijk toegang hebben tot de meest recente en accurate informatie. PIM's zijn specifiek ontworpen voor de retailsector, zodat organisaties hun productgegevens efficiënt kunnen beheren en verspreiden, in plaats van dat deze gegevens verloren gaan in verschillende systemen of dat er fouten in de gegevens ontstaan door handmatige verwerking.

Alle voordelen op een rijtje

In de markt zijn er verschillende PIM systemen beschikbaar welke wat betreft functionaliteit in basis allemaal het zelfde doen. Het mogelijk maken dat een organisatie een enkele waarheid van zijn productinformatie kan maken. De verdere processen worden aangepast om te voldoen dat deze waarheid geborgen blijft.
Er zijn talrijke voordelen die een PIM kan bieden aan een retailorganisatie. Hieronder worden enkele belangrijke voordelen benoemd:

• Verhoogde efficiëntie: Een PIM maakt het mogelijk om productgegevens efficiënt te beheren en te verspreiden, waardoor teams efficiënter kunnen werken. Dit kan leiden tot een vermindering van fouten en een verbetering van de productiviteit.
• Betere productgegevens: Door de centralisatie van productgegevens in een PIM, kunnen organisaties ervoor zorgen dat alle productgegevens correct, consistent en up-to-date zijn. Dit kan leiden tot een betere consumentenervaring, omdat klanten altijd toegang hebben tot correcte en complete productinformatie.
• Verbetering van klanttevredenheid: Als gevolg van betere productgegevens, kan een PIM leiden tot een verbetering van de klanttevredenheid. Klanten krijgen bijvoorbeeld sneller antwoord op hun vragen, omdat medewerkers van de organisatie gemakkelijker toegang hebben tot de juiste productgegevens.
• Groei van het bedrijf: Door efficiëntie en betere productgegevens die een PIM kan bieden, kan een retailorganisatie beter concurreren. Dit kan leiden tot groei van het bedrijf, omdat organisaties sneller en efficiënter kunnen reageren op veranderende marktomstandigheden.

De stappen om een productinformatie management systeem te implementeren

Het implementeren van een PIM kan lijken als een ingewikkelde taak, maar met de juiste ondersteuning en aanpak van een software leverancier kan je dit proces snel en efficiënt afronden. Hieronder een aantal stappen die je kunt nemen om een PIM te implementeren:

• Stel je doelen vast - Voordat je begint met de implementatie, is het belangrijk om de doelen en verwachtingen vast te stellen. Dit kan variëren van het efficiënter beheren van productgegevens tot het versterken van jouw merkauthenticiteit. Dit zal je helpen bij het maken van keuzes over welke PIM-oplossing het beste bij een organisatie past.
  Een objectieve PIM leverancier zal je hier als eerste naar vragen, zodat het systeem zo ingericht kan worden naar de doelen van de organisatie.
• Kies een PIM-oplossing - Er zijn veel PIM-oplossingen beschikbaar op de markt. Het is dus belangrijk om de tijd te nemen om de opties te onderzoeken en te kiezen voor een oplossing die het beste bij jouw organisatie past. De juiste leverancier kies je op basis van je eerder gemaakte doelen.
• Data-inventarisatie - Voordat je begint met de implementatie, zal je een inventaris gaan maken van de huidige productgegevens die aanwezig zijn. Dit zal je helpen bij het plannen van de implementatie en zorgt ervoor dat de juiste gegevens worden overgezet naar het PIM systeem.
• Data-migratie - Zodra de data is geïnventariseerd kan je beginnen met het overzetten van de gegevens naar het PIM systeem. Doorgaans gebeurt dit op 3 verschillende manieren:
  • Handmatige invoer van alle informatie in het PIM systeem.
  • Door middel van een gestructureerd bestand (zoals excel).
  • Het PIM systeem kan de informatie uit een bestaand halen door middel van digitiale software communicatie.
  Deze stap kan bij sommige leveranciers erg ingewikkeld zijn omdat je hier jouw productinformatie moet 'mappen' zodat dit goed verwerkt kan worden in de PIM software. Het is dus belangrijk om een goede planning en aanpak te hanteren. Het kan ook zinvol zijn om een professioneel bedrijf in te huren om dit proces uit te voeren. Houdt hierbij rekening dat jij als geen ander weet wat de USP's zijn van jouw product. In sommige gevallen bieden PIM leveranciers een template bestand aan waarin het importeer proces makkelijker wordt gemaakt voor het PIM systeem.
  Een objectieve PIM leverancier zal jou helpen met het maken van de juiste keuze waarbij een afweging gemaakt wordt aan de te besteden moeite en de tijd die hiermee gemoeid gaat.
• Training - Nadat de gegevens zijn overgezet naar het PIM systeem, is het belangrijk om de gebruikers van het systeem bekend te laten worden met het PIM systeem. Afhankelijke van de complexiteit van het PIM systeem kun je dit laten doen door de leverancier van het PIM systeem. Sommige systemen hebben wel een gebruiksvriendelijkere grafische weergave waardoor een training niet noodzakelijk is. Het is wel zinvol om het team efficiënt gebruik te laten maken van het systeem zodat er minder fouten worden gemaakt.
• Testen - Voordat je het PIM systeem in gebruik neemt, is het belangrijk om het systeem en jouw data grondig te testen en controleren.
  Een checklist die je kan gebruiken om te controleren of alles klopt:
  • Verifieer of alle vereiste gegevens zijn overgezet naar het nieuwe PIM systeem.
  • Controleer of alle gegevens juist zijn overgezet en of er geen ontbrekende gegevens zijn.
  • Controleer of de gegevens in het nieuwe systeem correct worden weergegeven en of er geen inconsistenties zijn.
  • Verifieer of de producten en bijbehorende informatie correct worden weergegeven op de website en andere verkoopkanalen.
  • Controleer of alle functionaliteiten van het nieuwe PIM systeem correct werken, zoals de zoekfunctie, filteropties en import- en exportmogelijkheden.
  • Verifieer of de gebruikersrechten en -rollen correct zijn ingesteld.
  • Controleer of de performance van het systeem acceptabel is en of er geen vertragingen optreden bij het laden van gegevens.
  • Test of de automatische updates en synchronisaties tussen het PIM systeem en andere systemen goed werken.
  • Controleer of er voldoende ondersteuning en documentatie beschikbaar zijn voor de gebruikers van het PIM systeem.
  • Verifieer of er back-up en herstelmogelijkheden zijn en of deze goed functioneren.
• Implementeren en onderhouden - Nadat het PIM systeem getest is en gegevens zijn geïmporteerd, ga je het systeem implementeren. Maar het werk eindigt hier niet. Het is belangrijk om het systeem regelmatig te onderhouden en te updaten om er zeker van te zijn dat het naar behoren werkt en dat productgegevens altijd up-to-date zijn.
  Sommige systemen draaien op locatie (bijvoorbeeld in een winkel), deze systemen bieden vaak geen automatische updates aan. Dit technische onderhoud kun je voorkomen door een cloud gebaseerd systeem af te nemen. Dit update proces wordt namelijk voorzien door een leverancier. Let hierbij op dat veel leveranciers om het half jaar een update vrij geven. Mocht je dus een functionele uitbreiding op het systeem willen hebben kies dan een leverancier die snel updates beschikbaar kan stellen.
• Analyseer en optimaliseer - Na de implementatie, analyseer je de resultaten en optimaliseer de gegevens waar nodig. Dit kan helpen bij het verhogen van de efficiëntie en verbetering van de productgegevens.

Houdt in gedachten dat de implementatie van een PIM niet een eenmalige taak is, maar een continue proces van beheer en verbetering. Door regelmatig te blijven werken aan het optimaliseren van de PIM oplossing, zal je zeker zijn van de voordelen die het kan bieden voor de groei en efficiëntie van een retailorganisatie.

Het is duidelijk dat een productinformatie management (PIM)-systeem een aanzienlijke impact kan hebben op de efficiëntie en groei van een retailorganisatie. Een PIM stelt een organisatie in staat om productgegevens efficiënt te beheren, waardoor deze bedrijven zich kunnen richten op andere belangrijke taken. Door de productgegevens te centraliseren en te standaardiseren, hoeft een organisatie zich geen zorgen te maken over inconsistentie van gegevens en krijgen klanten automatisch een betere consumentenervaring.

Het implementeren van een PIM kan een ingewikkelde taak lijken, maar door de juiste stappen te volgen, is het proces eenvoudig en efficiënt te voltooien. Als je serieus overweegt om een PIM te implementeren, is het belangrijk om in gedachten te houden dat een PIM je in staat stelt om efficiënter te werken, betere productgegevens te presenteren en groei te stimuleren. Dit kan een retail organisatie helpen de concurrentie voor te blijven en de groei van het bedrijf te stimuleren.